Integrare Squarespace cu FirstBill: facturi automate din comenzi

Ce face integrarea Squarespace – FirstBill

• Emite automat factura pentru fiecare comandă, cu numerotarea și seria firmei tale.
• Caută clientul după CUI (sau după email și nume) și îl creează dacă nu există.
• Preia cotele de TVA, reducerile și transportul din comandă.
• Înregistrează încasarea pe factură când comanda este plătită.
• Nu emite niciodată două facturi pentru aceeași comandă, chiar dacă platforma retrimite notificarea.
• Afișează în FirstBill, la conexiune, numărul de facturi emise și ultima eroare, dacă apare.

Metode de integrare pentru Squarespace

Squarespace Commerce oferă un API pentru comenzi și abonamente la webhook-uri (de exemplu la crearea unei comenzi), cu autentificare OAuth, disponibile în planurile Commerce avansate. Notificarea conține în principal identificatorul comenzii, deci este nevoie de un pas care citește comanda completă și o transformă în formatul FirstBill.

Cum conectezi Squarespace la FirstBill, pas cu pas

1. În FirstBill (planul Pro), deschide Configurare → Magazine online, alege „Altă platformă / Zapier / Make / cod propriu” și creează conexiunea. Copiază adresa webhook și tokenul (se afișează o singură dată).
2. Într-un instrument de automatizare (Zapier, Make, n8n, Pabbly) creează un scenariu nou. Declanșatorul: comandă nouă (Squarespace Commerce) din Squarespace.
3. Adaugă acțiunea „Webhook / HTTP request”, metoda POST, tip conținut JSON. Adresa: adresa webhook copiată. Antet: X-Firstbill-Token cu tokenul (sau adaugă ?token=… la adresă, dacă instrumentul nu permite antete).
4. Construiește corpul cererii în formatul comenzii FirstBill (vezi mai jos), mapând câmpurile din Squarespace: id comandă, client, produse, TVA și starea plății.
5. Rulează un test cu o comandă reală sau de probă. Factura apare în Vânzări → Facturi emise.
6. Dacă primești eroare, deschide Configurare → Magazine online: ultima eroare apare la conexiunea respectivă.

Formatul comenzii FirstBill

Exemplu de corp JSON pentru o comandă plătită, cu două bucăți dintr-un produs și transport:

{
  "externalId": "1001",
  "customer": {
    "name": "FIRMA CLIENT SRL",
    "cui": "RO12345678",
    "address": "Str. Exemplu 1",
    "city": "Focșani",
    "county": "VN",
    "email": "client@exemplu.ro",
    "phone": "0700000000"
  },
  "lines": [
    { "name": "Produs", "quantity": 2, "unitPrice": 50, "vatRate": 21, "sku": "P1" }
  ],
  "shipping": { "name": "Curier", "price": 15, "vatRate": 21 },
  "priceIncludesVat": false,
  "paid": true,
  "paymentMethod": "CARD_ONLINE",
  "notes": "Comandă #1001"
}

Câmpurile comenzii FirstBill

Comenzile se trimit ca JSON, la adresa webhook a conexiunii. Doar identificatorul comenzii, numele clientului și produsele sunt obligatorii.

TVA, CUI și transport

• Cotele de TVA se iau din comandă. Dacă magazinul nu are taxe configurate, prețurile se tratează ca având TVA inclus.
• Pentru clienți persoane juridice, magazinul trebuie să colecteze CUI-ul la checkout (câmp personalizat). FirstBill nu importă CNP-ul: persoanele fizice rămân fără CUI.
• Transportul apare ca linie separată, cu cota lui de TVA.
• Firmele neplătitoare de TVA emit facturi fără TVA, indiferent de cotele din comandă.
• Dacă ai activată transmiterea automată în SPV, factura emisă din comandă se transmite ca orice altă factură.

Particularități Squarespace

• API-ul de comenzi Squarespace este disponibil în planurile Commerce avansate; verifică în contul tău planul necesar.

Ce îți trebuie

• Un cont FirstBill cu planul Pro (integrările cu magazine online folosesc conexiuni webhook și API).
• Acces de administrator în magazin, ca să poți adăuga un webhook sau o automatizare.
• Pentru e-Factura: firma conectată la ANAF în FirstBill (planul Start sau Pro).